E-Mail Anhänge automatisch nach Sharepoint verschieben

Im Blogeintrag Dateien automatisch von OneDrive nach Sharepoint verschieben wurde bereits vorgestellt, wie Dateien, die in OneDrive abgelegt werden, automatisch in eine SharePoint Site verschoben werden können. Das Gleiche ist über Power Automate auch mit Dateien möglich, die an eine Exchange Online Mailbox gesendet werden. In diesem Blogeintrag wird Anhand eines Multifunktionsgerätes, welches die Möglichkeit bietet, Scans per E-Mail zu versenden, die Funktion mittels Power Automate vorgestellt.

Voraussetzungen

Wenn die E-Mails direkt an den Exchange Online Server gesendet werden sollen, muss darauf geachtet werden, dass das Gerät mindestens TLS 1.2 unterstützt. Sollte dies nicht der Fall sein, muss ein lokaler Relay-Server eingesetzt werden. Dies kann beispielsweise ein Exchange oder ein einfacher Postfix-Relay z.B. in einem Docker-Container sein. Des Weiteren muss die Funktion „Microsoft Security Defaults“ deaktiviert sein.

Falls das Multifunktionsgerät an eine Shared Mailbox senden soll, muss diese in Power Automate zuerst als Verbindung hinzugefügt werden. Die Liste aller Verbindungen finden Sie unter Daten > Verbindungen.

Einrichtung

Um das Verschieben von Dateien nach SharePoint einzurichten, die per Mail an eine Exchange Online Mailbox gesendet werden, ist ein Flow nötig. Einen Flow erstellen Sie unter emea.flow.microsoft.com, indem Sie auf „Erstellen“ und anschließend auf „Automatischer Flow“ klicken.

Ein Flow, der die Funktionalität umsetzt, kann wie folgt aussehen:

Als Trigger wird eine eingehende E-Mail im Posteingang verwendet (Ordner Inbox). Anschließend wird für jede Anlage in der E-Mail eine Datei unter einer SharePoint Site erstellt, in diesem Fall

https://domain.sharepoint.com/sites/dokumente.

Optional kann die E-Mail nach dem Verschieben gelöscht werden, damit das Postfach leer bleibt. Damit ist die Einrichtung des Flows abgeschlossen.

Konfiguration

Damit jedoch nicht jeder, sondern nur das Multifunktionsgerät, an die Shared Mailbox senden darf, muss der Scope angepasst werden. Andernfalls kann jeder Absender Dateien in der SharePoint Site erstellen. Dies ist selbstverständlich unerwünscht. Der Scope lässt sich in den Einstellungen der Shared Mailbox in Exchange Online  unter Postfachfunktionen > Einschränkungen für die Nachrichtenzustellung auf bestimmte Absender eingrenzen.

Pfad zu den Einschränkungen_E-Mail Anhänge automatisch nach Sharepoint verschieben_2.png

In diesem Fall handelt es sich bei dem Anzeigenamen Scan um die Shared Mailbox, die das Multifunktionsgerät als Absender verwendet. Somit wird sichergestellt, dass ausschließlich Scans des Gerätes in der SharePoint Site erstellt werden. In dem Multifunktionsgerät wurde in diesem Fall Absender und Empfänger auf die Shared Mailbox gesetzt.

Nur bestimmte Absender zulassen_E-Mail Anhänge automatisch nach Sharepoint verschieben_3.png
Andreas Maiflow, power automate, sharepoint, office365, onedrive, scanner, exchange online, exchange, e-mail