Outlook: Betreffzeile automatisch erweitern

Während unseres täglichen Supports stoßen wir häufig auf Problemstellungen, bei denen aufgrund bestimmter Unternehmensrichtlinien bzw. persönlicher Präferenzen die naheliegende Umsetzung keine zufriedenstellende Lösung darstellt. Ein konkretes Beispiel ist hierfür eine Kundenanfrage der letzten Wochen, wobei die Betreffzeile einer neuen Mail automatisiert um das aktuelle Tagesdatum erweitert werden sollte. Makros oder Drittanbieter-Add-Ins kamen in diesem Fall nicht in Frage.

Im folgenden Blogeintrag wird daher ein Vorgehen gezeigt, bei dem zunächst ein eigenes Formular mit der gewünschten Betreffzeile erstellt und anschließend die von Outlook mitgelieferten Standardformulare durch das neu erstellte ersetzt werden können.

Hierbei benutzen wir das von Microsoft stammende Tool Forms Administrator utility, das ursprünglich für Outlook 2000 entwickelt worden ist, sich allerdings mit einigen Kniffen auch für neuere Outlook-Versionen bis hin zu Outlook 2016 verwenden lässt.

Erstellen eines benutzerdefinierten Formulars

Zunächst entwerfen wir das neue Formular. Dafür navigieren wir in Outlook zu der Registerkarte Entwicklertools (diese müssen unter Umständen zunächst in das Menüband integriert werden [1]) und klicken in der Gruppe Benutzerdefinierte Formulare auf Ein Formular entwerfen.



Hier wählen wir aus der Bibliothek für Standardformulare die Nachricht aus.



Anschließend öffnen wir über Rechtsklick die Eigenschaften der Betreffzeile und navigieren zum Reiter Wert. Hier setzen wir den Startwert auf Date().



Um den Vorgang abzuschließen, muss das Formular noch veröffentlicht werden. In diesem Beispiel wurde das Formular in der Bibliothek für persönliche Formulare unter dem Namen Betrefferweiterung hinterlegt. Damit es nicht nur auf dem lokalen Rechner zur Verfügung steht, bietet es sich an, auf eine organisationsweite Bibliothek zurückzugreifen (vergleiche Link [2]).



Ersetzen des Standardformulars

Nachdem das gewünschte Formular erstellt wurde, muss nun noch das Standardformular neuer Nachrichten ersetzt werden. Dafür öffnen wir Forms Administrator utility und wählen die folgenden Einstellungen, wobei IPM.Note.Betrefferweiterung die Nachrichtenklasse unseres zuvor erzeugten Formulars ist.


Wir bestätigen die Einstellungen mit Save und exportieren anschließend eine .reg-Datei mithilfe von Export Saved Settings…

Anpassen der Registry für neuere Outlook-Versionen

Bevor wir die Registrierungsdatei ausführen, müssen je nach verwendeter Outlook-Version Anpassungen durchgeführt werden. Dafür öffnen wir die Datei mithilfe eines Texteditors und ändern alle Referenzen von 9.0 zu der gewünschten Version. Für Outlook 2016 unter Windows wäre dies beispielsweise 16.0.



Nach dem anschließenden Ausführen wurde das Standardformular ersetzt und es sollte nun bei jeder neuen Mail automatisch das aktuelle Datum eingefügt werden.

[1] https://support.office.com/de-de/article/Anzeigen-der-Registerkarte-Entwicklertools-e1192344-5e56-4d45-931b-e5fd9bea2d45
[2] https://support.microsoft.com/de-de/help/3109076/how-to-create-an-organizational-forms-library-in-exchange-online-and-exchange-server
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